夜田たんの知的生活実践

ほそく・ながく・ゆるく続くブログを目指します(だいたい週一で更新中)

仕事でInbox Zeroを続けている

サイバースペース
Photo by アトリエ100 on 写真AC

転職してから、メーラーの受信トレイにメールをためこまない「Inbox Zero」をなんとか続けられています。

転職先はメーラーがありがたいことにOutlookなので、

  • フォルダ分け
  • 分類項目分け
  • フラグ(ToDo)

を活用してやっています。
(ちなみに前職はPOPのポートがふさがれていてメーラーが使えず、しょぼいWebメールしか使えなかったので、まったくメール整理できていませんでした)

フォルダ分けはざっくりとやっておく

フォルダ分けはこんな感じで、かなりざっくりです。
検索すればなんとかなると思って、あえて細かくしないようにしています。

  • YYYYMM案件名(個別の案件ごと)
  • 通知(全社員宛などのお知らせ)
  • アーカイブ(捨てるか捨てないか迷っているもの)
  • 資料(あとから参考にできそうなもの)

分類と組み合わせる

自分の場合は、重要性分類ではなくて差出人の部署の分類にしてあります。
全社>部>課>グループ>チームのような感じ。
特に「通知」フォルダはかなりのメールがくるので、どこから来たものなのかぱっと見で分かりやすいようにしてあります。

重要性は設定していません。
というのも、重要性が高いかどうかは機械的に決められないので。
頭を使わずに捌けるのが大事だと考えているので、迷わない方法にしています。

仕分けルールではフォルダ分けしない

未読メールを直接フォルダにしまい込むと目を通さないままため込むことになるので、仕分けルールでは分類だけ割りふっています。
自分から送信するメールは中身が分かっているので、定型的な報告メールや参加要請の返事は送信時にフォルダ分けしています。

期日のあるメールはタスクをふる

調査やアンケート回答依頼なんかは、すぐにできるものはすぐに済ませて、時間がかかるものはタスクで期日を設定しておいてからフォルダに移動しています。
メール画面にToDoバー(タスク一覧)も表示させているので、受信トレイにメールがなくても行方不明になりません。
以前記事にしたOnenoteのタスクも一緒に見えるのでタスク管理が一元化できます。


と、こんな感じでやっています。
毎日ちょっとずつやっていれば、休みを挟んでも受信トレイがごちゃごちゃにならずに済んで便利です!